17 ธ.ค. แบบพิมพ์หรือเอกสารทางบัญชี

ความสำคัญของแบบพิมพ์

1. เพื่อใช้เป็นเอกสารประกอบการลงบัญชี
2. เพื่อเป็นหลักฐานอ้างอิง
3. เพื่อเป็นเครื่องมือจัดระเบียบการปฏิบัติงาน
4. เป็นเครื่องมือในการควบคุมภายใน

หลักเกณฑ์ในการกำหนดลักษะแบบพิมพ์

1. ควรมีขนาดกระทัดรัด
2. จำนวนของแบบพิมพ์ให้มีจำนวนเหมาะสม
3. ชื่อแบบพิมพ์ให้มีความหมายชัดเจน
4. อำนวยความสะดวกในการเก็บรักษา เพื่อนำมาใช้อ้างอิง
5. แบบพิมพ์บางแบบต้องเรียงลำดับหน้ากำกับ เพื่อป้องกันการทุจริต
6. พิมพ์ตัวอักษรให้อ่านง่าย
7. ต้องมีคู่ฉบับเพียงพอ

หลักเกณฑ์การร่างแบบพิมพ์

1. ข้อความชัดเจน
2. เรียงลำดับความสำคัญของข้อความ
3. การจัดข้อความและตัวเลข ตามความสำคัญและเหมาะสม
4. เว้นเนื้อที่กรอกข้อความให้เพียงพอ
5. กรณีที่ออกแบบพิมพ์ที่ใช้กับงานหลายงาน ที่เกี่ยวข้องให้ร่างในลักษณะให้สอบยันกันได้เป็นการควบคุมภายใน

แบบพิมพ์ที่ใช้ในธุรกิจทั่วไปและใช้ในระบบบัญชี

1. แบบพิมพ์ที่ได้รับจากภายนอก
2. แบบพิมพ์ที่ใช้เองในองค์กร
3. แบบพิมพ์สมุดบัญชี ทะเบียนและบัตร
4. แบบพิมพ์รายงาน

การพิจารณาชนิดของกระดาษ เพื่อใช้ทำแบบพิมพ์และสมุดบัญชี

1. สมุดบัญชี หรือเอกสารประกอบการบันทึกบัญชี ที่ต้องเก็บรักษาไว้เป็นเวลานานควรเลือก กระดาษที่มีคุณภาพดี ทนทาน
2. สมุดหรือเอกสารที่ต้องผ่านเจ้าหน้าที่หลายคน ควรใช้กระดาษที่หนาและทนทาน
3. ฉบับตัวจริงควรหนากว่าสำเนาหากมีสำเนาหลายสำเนา กระดาษมีลักษณะบาง เพื่อให้ ข้อความชัดเจน
4. เอกสารแบบพิมพ์ขนาดเล็กสามารถใช้กระดาษบางกว่าแบบพิมพ์ขนาดใหญ่หรือสมุดบัญชี

วิธีการควบคุมแบบพิมพ์

1. ควรพิมพ์เรียงลำดับแผ่นไว้ล่วงหน้า เพื่อป้องกันการทุจริต
2. เอกสารประกอบการลงบัญชี ควรกำหนดเลขที่โดยเรียงลำดับวันที่ที่บันทึกในสมุดบันทึกรายการ ขั้นต้น

การเก็บรักษาเอกสารแบบพิมพ์

1. แบบพิมพ์และเอกสารทางการบัญชีที่ยังไม่ได้ใช้ ควรแต่งตั้งเจ้าหน้าที่จัดเก็บและควบคุมการเบิกไปใช้โดยเฉพาะ
2. แบบพิมพ์เอกสารทางการบัญชีที่ใช้แล้ว ให้เก็บรักษาตามระยะเวลาที่กฎหมายกำหนด