ขั้นตอนการทำงานโปรแกรมบัญชี EASY-ACC
บัญชีแยกประเภท
เป็นโปรแกรมพื้นฐานสำหรับธุรกิจ เพื่อใช้เป็นข้อมูลสำคัญในการวิเคราะห์ผลการดำเนินงาน หรือขยายกิจการต่อไปในอนาคต โปรแกรมบัญชีแยกประเภท สามารถใช้ได้กับกิจการทุกประเภทและทุกรูปแบบ รวมไปถึงกิจการประเภทอุตสาหกรรม ที่ต้องมีการออกงบต้นทุนผลิตด้วย เพราะโปรแกรมจะจัดการรายงานทุกตัวให้อย่างเหมาะสม ตามประเภทของกิจการ ที่กำหนดให้โดยอัตโนมัติ การทำงานของโปรแกรมได้รับการออกแบบ ให้มีความยืดหยุ่นในการทำงานสูง แต่เรียบง่ายต่อการใช้งาน
โปรแกรมบัญชีแยกประเภท
- เป็นโปรแกรมพื้นฐานสำหรับธุรกิจ ที่จะช่วยให้ทราบเกี่ยวกับผลการดำเนินงานและสถานะภาพของกิจการ เพื่อใช้เป็นข้อมูลสำคัญในการวิเคราะห์ผลการดำเนินงานหรือขยายกิจการต่อไปในอนาคต
- รายงานทุกตัวมีการออกแบบให้เหมาะสมตามประเภทของกิจการที่กำหนดให้โดยอัตโนมัติ
- โปรแกรมบัญชีแยกประเภทสามารถใช้ได้กับกิจการทุกประเภทและทุกรูปแบบ รวมไปถึุงกิจการประเภทอุตสาหกรรมที่ต้องมีการออกงบต้นทุนผลิตด้วย
- รายงานทุกตัวมีการออกแบบให้เหมาะสมตามประเภทของกิจการที่กำหนดให้โดยอัตโนมัติ
- การทำงานของโปรแกรมได้รับการออกแบบให้มีความยืดหยุ่นในการทำงานสูงแต่เรียบง่ายต่อการใช้งาน โดยมีวิธีบันทึกรายการใกล้เคียงกับการลงสมุดรายวันทั่วไป พร้อมระบบการสร้างรายการบันทึกอัตโนมัติ ซึ่งจะช่วยให้ผู้ใช้งานที่ไม่มีพื้นฐานทางด้านบัญชีมาก่อนสามารถลงรายการประจำวันได้ทันที
- ระบบการสร้างผังบัญชีอัตโนมัติที่เหมาะสมในแต่ละกิจการ ช่วยให้สร้างรหัสบัญชีสำหรับระบบอย่างถูกต้องและเหมาะสม ได้แก่ กิจการการให้บริการ กิจการซื้อมา-ขายไป อุตสาหกรรมที่มีการผลิต โดยไม่จำเป็นต้องมีความรู้ทางด้านบัญชีมาก่อน
- สร้างผังบัญชีได้เองโดยไม่จำกัด กำหนดรหัสบัญชีได้ยาวสูงสุด 10 หลัก
- รูปแบบงบการเงินจะเปลี่ยนไปตามประเภทของกิจการให้โดยอัตโนมัติ (โปรแกรมจะจัดการให้เองโดยไม่ต้องกำหนดในขั้นตอนใดๆทั้งสิ้น)
- การสร้างรหัสบัญชีได้อย่างง่ายดาย เพียงกำหนดรหัส ชื่อบัญชี และเลือกประเภทบัญชีใน 1-18 ประเภท ที่ครอบคลุมทุกประเภทบัญชี
- สามารถกำหนดงบประมาณของรหัสแต่ละตัวเพื่อแสดงในงบการเงินเปรียบเทียบได้
- มีระบบการกำหนดเลขที่เล่มของสมุดรายวันทั่วไปได้เช่นเดียวกับสมุดรายวันเฉพาะ แต่สามารถบันทึกรายการได้ซับซ้อนกว่า และแยกประเภทของรายการบัทึกได้เช่นเดียวกับสมุดรายวันเฉพาะ เช่นสมุดรายวันทั่วไปเฉพาะรายการปรับปรุง เป็นต้น
- กำหนดงบประมาณของแต่ละบัญชีได้สูงสุดถึง 24 เดือนเพื่อใช้เปรียบเทียบรายได้และค่าใช้จ่ายในแต่ละเดือนเทียบกับงบประมาณที่กำหนดไว้
- สามารถสร้างสมุดรายวันเฉพาะได้ 30 เล่ม แต่ละเล่มบันทึกรายการได้ไม่จำกัด ช่วยให้บันทึกรายการได้อย่างสะดวกและง่ายดาย พร้อมด้วยรายงานสมุดรายวันเฉพาะ และสรุปรายการบันทึกไว้ให้ตรวจสอบความถูกต้องของรายการที่บันทึกไปแล้วได้อย่างสะดวก
- รองรับการบันทึกรายการได้ทั้งแบบบัญชีคู่ และบัญชีเดี่ยว (สมุดรายวันทั่วไปและสมุดรายวันเฉพาะ) โดยจะมีการตรวจสอบยอดเดบิตเครดิตก่อนที่จะบันทึกทำให้ไม่มีโอกาสบันทึกผิดพลาด
- โปรแกรมได้จัดเตรียมส่วนบันทึกยอดยกมาเริ่มต้นให้นำยอดยกมาใส่ในโปรแกรมเพื่อเริ่มต้นใช้งานได้อย่างรวดเร็วโดยไม่ต้องบันทึกรายการให้ยุ่งยาก เพียงแต่นำงบทดลอง หรืองบดุลมาบันทึกลงไปในส่วนที่โปรแกรมจัดเตรียมไว้ โปรแกรมก็พร้อมที่จะทำงานต่อเนื่องได้ทันที
- การบันทึกรายการผ่านสมุดรายวันทั่วไปที่เหมือนกับ การลงบัญชีด้วยมือ ตามหลักการบันทึกรายการแบบบัญชีคู่
- ตรวจสอบยอดเดบิตเครดิตให้ก่อนบันทึกรายการเพื่อป้องกันความผิดพลาด
- กำหนดเลขคุมสมุดรายวันทั่วไปเพื่อแยกประเภทของรายการบันทึกได้
- การปิดบัญชีสิ้นเดือนของโปรแกรม จะเป็นการล็อคการบันทึกในงวดบัญชีนั้นไม่ให้เข้าไปบันทึก หรือแก้ไขในงวดบัญชีนั้น แต่สามารถจะเปิด หรือปิดได้อย่างง่ายได้เพียงเอาเครื่องหมาย “ถูก”ในงวดบัญชีนั้นออกก็สามารถบันทึกรายการได้ตามปกติ(ไม่ใช่การปิดบัญชีตามความหมายทางบัญชีทั่วไป)
- ออกงบการเงินได้ทันทีหลังจากบันทึกรายการผ่านสมุดรายวันทั่วไป หรือสมุดรายวันเฉพาะ โดยไม่ต้องผ่านขั้นตอนการปิดบัญชี ช่วยให้กิจการสามารถตรวจสอบผลการดำเนินงานได้ตลอดเวลา
- แก้ไขรายการที่บันทึกผิดพลาดได้โดยไม่ต้องกังวลในเรื่องของงวดบัญชี เพราะโปรแกรมจะปรับตัวเลขในงวดถัดไปจนถึงงวดปัจจุบันให้โดยอัตโนมัติ
- รายงานและงบการเงินต่างๆ ในโปรแกรมได้จัดเตรียมไว้ให้อย่างสมบูรณ์จะสร้างขึ้นให้เองโดยอัตโนมัติซึ่งผู้ใช้สามารถเตรียมรูปแบบการบันทึกรายการได้ถึง 30 แบบ
- จัดพิมพ์รายงาน หรือ งบการเงินได้ทันทีหลังการบันทึกรายการ โดยไม่ต้องประมวลผลหรือปิดบัญชีใดๆ ทั้งสิ้น
- ส่วนที่จะรองรับการทำงานต่างๆ อาทิ การกำหนดรหัสผ่าน การแก้ไขรายการ
- สามารถจัดทำทำงบบัญชีรวมหรือ Consolidate ให้ท่านสามารถควบคุมการทำงานตามที่กิจการต้องการได้ ได้สูงสุดถึง 90 กิจการหรือสาขา
สินค้าคงคลัง
เป็นโปรแกรมที่จะช่วยเพิ่มประสิทธิภาพในการบริหารคลังสินค้าให้ดียิ่งขึ้น สามารถจัดการเกี่ยวกับการเคลื่อนไหวของสินค้า ได้ทั้งหมด เช่น ซื้อ, ขาย, รับคืน, ส่งคืน, ปรับปรุงสินค้า, โอนสินค้าระหว่างคลัง โดยท่านสามารถทราบปริมาณสินค้าคงเหลือ, สินค้าที่ถึงจุดสั่งซื้อ, การเคลื่อนไหวของสินค้า, กำไรขั้นต้นของสินค้าแต่ละตัว, จัดอันดับสินค้าที่ขายได้มากที่สุด ต้นทุนขายสินค้า ฯลฯ ได้ทันทีในทุกๆช่วงเวลาที่ต้องการ นอกจากนี้ยังมีรายงานบัญชีพิเศษและบัญชีคุมสินค้า (สต็อกการ์ด) ที่จะช่วยให้ท่านสามารถควบคุมสินค้าแต่ละตัวอย่างละเอียด และมีประสิทธิภาพได้ตลอดทั้งปี
โปรแกรมสินค้าคงคลัง
- โปรแกรมสินค้าคงคลังเป็นโปรแกรมที่ทำหน้าที่ช่วยในการจัดการควบคุมคลังสินค้า ทำให้สามารถตรวจสอบข้อมูลของสินค้าที่ต้องการได้อย่างสะดวกรวดเร็วในช่วงเวลาที่ต้องการตลอด 24 เดือน โดยโปรแกรมจะทำหน้าที่ปรับปรุงจำนวนสินค้าให้โดยอัตโนมัติเมื่อมีรายการเข้ามา ไม่ว่าจะเป็นการ ขาย ซื้อ รับคืน หรือปรับปรุง พร้อมทั้งคำนวณราคาต้นทุนเฉลี่ยไปจนถึงกำไรขั้นต้น ด้วยการทำงานแบบ interactive ที่ทำให้สามารถพิมพ์รายงานตรวจสอบหรือดูข้อมูลที่ต้องการในขณะนั้นได้ทันทีโดยไม่ต้องประมวลผลใดๆทั้งสิ้น
- สามารถตรวจสอบยอดคงเหลือของสินค้าแต่ละตัวได้ทันที ทั้งฝ่ายจัดซื้อ ฝ่ายคลังสินค้า รวมไปถึงฝ่ายบริหารด้วย โดยไม่ต้องไปตรวจและสินค้าให้เสียเวลา หรือค้นหาเอกสารเพื่อดูยอดคงเหลือ
- ข้อมูลต่างๆไม่ว่าจะเป็นการซื้อจะถูกเก็บลงในคอมพิวเตอร์ซึ่งสามารถเรียกดูและตรวจสอบได้ทันที อีกทั้งยังลดขั้นตอนในการทำรายการมาลงบัญชีซ้ำอีกครั้งหนึ่ง เพราะโปรแกรมจะจัดการนำข้อมูลส่วนทุกฝ่ายที่เกี่ยวข้องให้โดยอัตโนมัติ
- โปรแกรมจะเป็นผู้ควบคุมขั้นตอนให้เป็นไปตามระบบ หากมีการลัดขั้นตอนหรือทำผิดไปจากปกติ จะแสดงข้อความว่าผิดพลาดให้เห็นขึ้นทันที เป็นการช่วยป้องกันมิให้ปริมาณสินค้าผิดพลาด หรือการจัดส่งสินค้าผิดพลาด
- สามารถตรวจสอบข้อมูลของสินค้านั้นๆได้อย่างรวดเร็วใช้สินค้ามีการรับเข้าหรือใจออกเมื่อใดบ้าง
- สามารถนำระบบ Bar Code เข้ามาช่วยในการควบคุมให้มีความถูกต้องและแน่นอนยิ่งขึ้น
- การทำงานของโปรแกรมจะเป็นแบบ Real Time ปริมาณสินค้าจะเปลี่ยนแปลงทันทีที่มีการเคลื่อนไหวของสินค้า ทำให้พิมพ์รายงานได้ทันทีที่มีการซื้อ-ขายเกิดขึ้น และสามารถตรวจสอบยอดขายได้ตลอดเวลา
- การสร้างและกำหนดรายละเอียดของสินค้าที่กำหนด ได้อย่างละเอียดและครอบคลุมความจำเป็นพื้นฐาน ได้อย่างครบถ้วน และยังสามารถใส่ข้อมูลพิเศษอื่นได้ สำหรับกิจการที่ต้องการเก็บรายละเอียดที่มากกว่าปกติ
- สามารถเรียงลำดับค้นหาตามรหัส ตามชื่อ หรือตามรหัสสินค้าได้
- ระบบ 2 รหัสใน 1 สินค้า โดยรหัสสินค้าบันทึกได้สูงสุด 13 ตัวอักษร และรหัสสินค้าของผู้ขายได้ 15 หลัก ซึ่งสามารถทำหารค้นหาตามรหัสสินค้าปกติ หรือ รหัสสินค้าของผู้ขายก็ได้
- โปรแกรมได้จัดเตรียมการค้นหารหัสสินค้าไว้หลายรูปแบบ ทั้งจากรหัสสินค้า ชื่อสินค้า รหัสสินค้าของผู้ขาย โดยให้ใส่เพียงบางส่วน โปรแกรมจะค้นหารหัสที่ใกล้เคียงให้โดยอัตโนมัติ
- กำหนดรูปแบบวิธีการคำนวณต้นทุนได้ 3 รูปแบบ คือ แบบถัวเฉลี่ย เข้าก่อน-ออกก่อน FIFO และแบบเข้าหลัง-ออกก่อน LIFO
- เลือกรูปแบบคลังสินค้าได้ ทั้งแบบหลายคลังหรือคลังเดียว
- กำหนดหน่วนนับได้ 3 ระดับ (เช่น ชิ้น โหล กล่อง)
- สามารถแก้ไขและปรับเปลี่ยนอัตราส่วนเองได้ตามต้องการ โดยไม่มีผลกระทบต่อรายการที่บันทึกไปแล้ว
- เมื่อใช้งานร่วมกับโปรแกรมลูกหนี้ สามารถกำหนดราคาขายของลูกค้าแต่ละคนได้ เมื่อต้องการออกใบกำกับ
- สร้างคลังสินค้าได้สูงสุดถึง 150 คลัง พร้อมทั้งพิมพ์รายงานแยกแต่ละคลัง หรือจะให้รวมทุกคลังได้
- สามารถพิมพ์ใบโอนสินค้าเป็นหลักฐาน ประกอบการโอนให้หลังจากบันทึกรายการได้ตลอดเวลา
- รายงานที่จัดเตรียมไว้ในโปรแกรมสามารถจัดพิมพ์ได้ทันที หลังการบันทึกรายการโดยไม่ต้องประมวลผลหรือทำขั้นตอนใดๆ ทั้งสิ้น
- ตรวจสอบการเคลื่อนไหวของสินค้าได้ตลอด 24 เดือน ทั้งปริมาณสินค้าที่รับเข้า หรือ จ่ายออก
- กำหนดหมวดสินค้าได้ 90 หมวด แต่ละหมวดกำหนดรหัสบัญชี เพื่อใช้ในการเชื่อมกับโปรแกรมบัญชีแยกประเภทได้ ว่าต้องการให้สินค้าแต่ละหมวดอยู่ในกลุ่มรหัสบัญชีอะไร
- สามารถเก็บรูป หรือบันทึกโน้ตย่อของสินค้าตัวนั้นๆ ได้และเรียกดูหรือแก้ไขรายละเอียดได้ตลอดเวลา ช่วยให้ท่านสามารถจดบันทึก คุณลักษณะของตัวสินค้า ได้อย่างละเอียดตามที่ต้องการ
- กำหนดส่วนประกอบการขายสินค้าของสินค้าแต่ละตัว (component Stock)ได้สูงสุด 15 รายการ เช่น ของแถมหรือสินค้าที่ต้องจำหน่ายเป็นชุด
- โปรแกรมจะตัดสต็อกให้ทั้งหมดในการบันทึกเพียงครั้งเดียว จากชุดสินค้าที่มีส่วนประกอบการขาย
- ตรวจสอบสินค้าที่ใช้เป็นส่วนประกอบที่มีอยู่ ว่าสามารถนำมาประกอบเป็นสินค้าได้กี่ชิ้น จากรายงานส่วนประกอบสินค้าคงเหลือ
- บันทึกรายการ ขาย/ซื้อ/รับคืน/ปรับปรุง โดยรายการที่บันทึกไป โปรแกรมจะปรับปรุงปริมาณสต็อคและค่าต้นทุนเฉลี่ยให้ทันที
- สามารถพิมพ์รายงานออกมาตรวจสอบได้ทันที ในกรณีที่กำหนดปริมาณสินค้าคงเหลือต่ำสุดในคลัง และสินค้าลดลงจนถึงจุดที่กำหนดไว้
- ตัวอย่างใบโอนสินค้าเพื่อใช้เป็นหลักฐานประกอบรายการบันทึกรายการโอนสินค้าระหว่างคลัง สำหรับบริหารจัดการคลังสินค้า
- กำหนดให้ไม่ให้แสดงต้นทุนสินค้าในส่วนรายละเอียดสินค้าได้ โดยสามารถกำหนดเงื่อนไขการแสดงต้นทุนได้ (ตามที่โปรแกรมกำหนดไว้ 3 รูปแบบ) เช่น แสดงเฉพาะผู้ที่มีรหัสผ่านลำดับที่ 1 เพื่อไม่ให้พนักงานที่ไม่เกี่ยวข้องรับรู้ข้อมูลของบริษัทฯ